Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Konneveden kunnan asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Sen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten

toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

 

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat. Asianhallintajärjestelmä toimii kunnan diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa ja hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia. Asianhallintajärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.

 

Konneveden kunnan asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä mm. seuraavilla hakuperusteilla:

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Konneveden kunnan tietovarantoja hallitaan tiedonohjaussuunnitelman avulla ja se perustuu kunnan tiedonhallintamalliin. Tietoaineistoja eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

 

Henkilötietojen käsittely -sivuilla kerrotaan mm. tietojen tarkastusoikeudesta ja oikeuksien toteuttamisesta rekisteritietojen osalta.

 

Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu kunnan verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

 

Aineisto- ja tietopyynnöt- sivulla on ohjeet tietopyyntöjen tekemiseen. Julkaisu-palvelussa julkaistaan toimielinten esityslistat, pöytäkirjat ja nähtävillä olevat viranhaltijapäätökset.

Konneveden kunnan tiedonhallinta koostuu 12 päätietovarannosta.