Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Konneveden kunnan asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus kunnan tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Konneveden kunnan asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Sen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Konneveden kunnan asiarekisteri ja päätöksentekojärjestelmä

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.
Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.

  • Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
  • Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.

Konneveden kunnan asianhallintajärjestelmä on nimeltään Therefore. Asianhallintajärjestelmä toimii kunnan diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa ja hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia. Therefore asianhallintajärjestelmässä käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.

Hakuperusteet

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi.
Konneveden kunnan asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekisteristä tai tietojärjestelmästä mm. seuraavilla hakuperusteilla:

asiakirjan tai asian nimi
diaarinumero (asianumero)
kiinteistötunnus
henkilön nimi (esim. asiakas tai päätöksentekijä)
henkilötunnus
asian käsittelyvaiheet ja siinä tehdyt päätökset
käsittelyprosessin tila (avoinna tai suljettu)
asian vireillepanija
päätöksentekijä
valmistelija
päivämäärä.

Konneveden kunnan tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Konneveden kunnan tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu kunnan verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät. Tietoaineistot eivät ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tietovaranto

Käsittelyn tarkoitus

Vastaava viranomainen

Asian- ja tiedonhallinnan tietovaranto

Kunnalle käsiteltäviksi tulleiden asioiden käsittelyn seuranta

Kunnanhallitus

Henkilöstöasioiden tietovaranto

Kunnan henkilöstöasioiden ohjaus, palkka- ja palvelussuhdeasioiden hoito

Kunnanhallitus

Kehittämispalvelujen tietovaranto

Asumisen, elinkeinotoimen ja kehittämishankkeiden hallinnointi

Kunnanhallitus

Kulttuuri- ja nuorisotoimen tietovarannot

Kulttuuri- ja nuorisotoimen palvelut kuntalaisille

Sivistyslautakunta

Kunnan tehtävien ja toiminnan suunnittelun tietovaranto

Kunnan lakisääteisten tai itselleen ottamien tehtävien järjestämiseen liittyvät käsittelyt ja toimenpiteet

Kunnanhallitus
Kunnanlakisääteiset tehtävät: hallintokunnat

Luottamushenkilöiden ja keskeisten viranhaltijoiden sidonnaisuudet

Kuntalain 84 §:n mukaisten sidonnaisuuksien ilmoittaminen

Tarkastuslautakunta

Opetustoimen tietovarannot

Perusopetus ja lukio

Sivistyslautakunta

Projektien tietovarannot

Projektin toimintaan liittyvät tietovarannot

Kunnanhallitus

Sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen tietovaranto

Sisäinen ja ulkoinen toiminnan, hallinnon ja talouden valvonta

Kunnanhallitus, tarkastuslautakunta

Sosiaalipalvelun tietovaranto

Sosiaalipalveluiden tuottaminen kuntalaisille

Sosiaali - ja terveyslautakunta

Taloushallinnon tietovaranto

Kunnan talouden hallinta

Kunnanhallitus

Teknisen osaston tietovaranto

Teknisen toimen palvelujen tuottaminen kuntalaisille

Ympäristö lautakunta

Terveydenhuollon tietovaranto

Terveyspalvelujen tuottaminen kuntalaisille

Sosiaali- ja terveyslautakunta

Työllistämisen tietovaranto

Kunnan työllistämisvelvoitteen toteuttaminen

Kunnanhallitus

Vaalien tietovaranto

Valtiollisten ja kuntavaalien järjestäminen

Keskusvaalilautakunta

Vanhuspalvelujen tietovaranto

Vanhuspalvelujen tuottaminen kuntalaisille

Sosiaali-ja terveslautakunta

Varhaiskasvatuksen tietovaranto

Varhaiskasvatuspalvelujen tuottaminen kuntalaisille

Sivistyslautakunta

Yleishallinnon tietovaranto

Toimistopalvelujen, ICT-palvelujen, arkistoinnin ja muun yleishallinnon hoito

Kunnanhallitus

Ympäristöpalvelujen tietovaranto

Ympäristötoimen palvelujen tuottaminen kuntalaisille

Ympäristölautakunta

Tietopalvelu ja tietojen luovutus

Konneveden kunnan verkkosivuilla ja eri asiointipisteillä toteutetaan kunnan antamaa tietopalvelua eri tavoin. Tämän kappaleen alle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista ja linkit niiden omille verkkosivuille.

Toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat
Viranhaltijapäätökset
Kunnan viralliset ilmoitukset

Sähköisistä asiointipalveluista kerrotaan myös palveluiden omilla sivuilla.
Kunnan tulostettavia lomakkeita eri palveluista
Tietosuojaselosteet

Yhteystiedot

Tietopyynnöt toimitetaan kuntaan joko sähköisesti tietopyynnot@konnevesi.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Kirjaamo, Konneveden kunta, Kauppatie 25, 44300 Konnevesi.
Kirjaamo kirjaa tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt asiaa käsittelevälle taholle. Kunnan on käsiteltävä asiakirjapyyntö välittömästi ja viivytyksettä. Laissa säädetään määräajaksi kaksi viikkoa tavanomaisissa tapauksissa ja kuukausi monimutkaisemmissa tapauksissa.